È illecito il monitoraggio dei metadati della posta elettronica aziendale assegnata ai dipendenti che non garantisce adeguate tutele per la riservatezza ed è effettuato in violazione delle norme che limitano il controllo a distanza dei lavoratori. Lo ha stabilito l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (il “Garante”) che, con una Ordinanza di ingiunzione del 1° dicembre 2022, ha comminato alla Regione Lazio una sanzione di euro 100.000.
L’attività istruttoria
Il caso nasceva da una segnalazione effettuata al Garante da una organizzazione sindacale autonoma che lamentava il monitoraggio da parte dell’amministrazione, titolare del trattamento, della posta elettronica del personale in servizio presso gli uffici dell’avvocatura regionale.
Oggetto del monitoraggio, avviato nell’ambito di una indagine interna finalizzata a verificare una sospetta divulgazione di notizie protette dal segreto d’ufficio, risultavano essere le informazionirelative ad orari, destinatari, oggetto delle comunicazioni e dimensione degli allegati, i cosiddetti “metadati”, di alcuni dipendenti che erano soliti inviare messaggi ad una specifica sigla sindacale. Stando a quanto emerso nel corso dell’istruttoria, era stato possibile monitorare tali informazioni poiché, “per prassi”, i dati relativi al traffico delle e-mail venivano conservati “per generiche finalità di sicurezza informatica per 180 giorni” prima di essere definitivamente cancellati.
Il provvedimento del Garante
Sulla base di quanto emerso nel corso dell’istruttoria, il Garante ha chiarito, tra le altre, che:
- in violazione dei principi di “liceità, correttezza e trasparenza” non era stata fornita ai dipendenti un’informativa sul trattamento dei dati personali conforme a quanto disposto dagli articoli 12 e 13 del GDPR. E, come ricorda il Garante, l’adempimento degli obblighi informativi “costituisce una specifica precondizione per il lecito utilizzo dei dati raccolti attraverso strumenti tecnologici, da parte del datore di lavoro, anche a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro (art. 4, co. 3, della l. n. 300/1970)”;
- premesso che “la generalizzata raccolta e l’estesa conservazione dei metadati della posta elettronica […] non sono strumentali allo “svolgimento della prestazione” del dipendente”, tali trattamenti di dati possono comportare un – seppur indiretto – controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Pertanto, il datore di lavoro ha violato non solo la vigente normativa in materia di protezione dei dati ma anche la disciplina in materia di controlli a distanza dei lavoratori;
- il trattamento ed il monitoraggio effettuati hanno permesso al datore di lavoro di acquisire informazioni sulla vita privata dei dipendenti o su fatti comunque non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale degli stessi;
- i trattamenti dei metadati sono stati effettuati in violazione di principi propri della normativa in materia di protezione dei dati personali ossia i principi di limitazione della conservazione, di protezione dei dati fin dalla progettazione (by design) e per impostazione predefinita (by default) nonché del principio di accountability (c.d. principio “di responsabilizzazione”);
- il trattamento dei metadati è stato effettuato in assenza di una preventiva valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
Sulla base di tutto ciò, il Garante, oltre al pagamento della predetta sanzione amministrativa, ha vietato al datore di lavoro, titolare del trattamento, qualsiasi ulteriore operazione di trattamento applicata ai (meta)dati relativi all’utilizzo della posta elettronica dei dipendenti conservati per un periodo eccedente i sette giorni dalla data della loro raccolta, ha disposto la cancellazione dei dati già raccolti e conservati oltre quest’ultimo termine ed ha altresì disposto la pubblicazione dell’ordinanza sul proprio sito istituzionale.
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