Come deve porsi l’HR di fronte a situazioni di data breach e comportamenti che fanno capire che il dipendente è “infedele”? L’articolazione normativa e le possibilità che tali situazioni si verifichino richiedono all’HR un approccio che tuteli l’azienda, i dipendenti ed il proprio team di lavoro.
Iniziamo dicendo che, come è già ben noto nelle aziende, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) prevede sanzioni severe per le violazioni delle norme sulla protezione dei dati: si va dall’avvertimento da parte dell’Autorità a, in caso di violazioni, divieti temporanei o definitivi di trattamento dei dati e sanzioni pecuniarie che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo mondiale dell’azienda.
La determinazione degli importi comminati a titolo di sanzione deve tenere conto di elementi quali l’effettività, la proporzionalità ed il fine dissuasivo ma deve considerare fattori come la natura, la gravità e la durata della violazione, nonché il grado di cooperazione dell’organizzazione. In tali scenari, la direzione HR assume un ruolo di fondamentale responsabilità.
Conformità e reputazione
I casi di data breach non impattano solo su questioni tecnologiche, ma possono rappresentare veri e propri test di fiducia e credibilità per le organizzazioni aziendali. Una violazione dei dati mette in discussione non solo la conformità di una società alla normativa vigente ma anche la trasparenza ed il dovere di responsabilità verso i propri clienti oltreché la sua credibilità reputazionale.
Secondo l’avvocato Vittorio De Luca, Managing Partner di De Luca & Partners: “La gestione dei dati personali è oggi un banco di prova cruciale per le organizzazioni. Un Data Breach espone le aziende non solo al rischio di incorrere nelle pesanti sanzioni previste dalla normativa ma compromette la fiducia costruita nel tempo con clienti e partner andando a minare la reputazione e la credibilità dell’azienda. La prevenzione passa anche attraverso una governance solida e dei processi trasparenti e conformi. Un approccio efficace permette di proteggere il patrimonio economico e reputazionale dell’azienda. E quest’ultimo aspetto, spesso, è molto sottovalutato”.
Un sistema di prevenzione coerente: il ruolo dell’HR
In questo contesto, la direzione HR opera in un delicato equilibrio. Da un lato, infatti, è chiamata a garantire la protezione dei dati dei dipendenti e dei lavoratori e, dall’altro, deve assicurare che l’organizzazione, nella complessità dinamica di ruoli e responsabilità che esplica, sia articolata e strutturata nel modo più adeguato possibile per operare in conformità con le normative vigenti.
Non si tratta quindi di coordinare la raccolta delle firme dei vari delegati interni ed esterni alla gestione dei dati nel rispetto del GDPR, bensì di equilibrare il complesso sistema di deleghe effettive in riferimento ai differenti ruoli facendo attenzione che non ci siano doppiature o aree scoperte ed attivando un’attenzione meticolosa e una gestione proattiva.
Protezione dei dati dei dipendenti
La direzione HR ha il dovere fondamentale di proteggere i dati personali dei dipendenti. Questo compito non si limita alla mera conservazione dei dati presso l’azienda, ma implica una gestione consapevolmente attenta e conforme alle normative, anche quando i dati sono archiviati e processati tramite servizi di terze parti: l’HR Director deve assicurarsi che questi servizi operino in conformità con i requisiti richiesti dalla normativa. Questo significa implementare rigorose misure di sicurezza per la gestione, l’archiviazione e la conservazione dei dati, garantendo al contempo la conformità con i requisiti per i trasferimenti internazionali dei dati.
Bilanciamento dei ruoli di responsabilità e delega
All’interno dell’organizzazione, la direzione HR orchestra il bilanciamento dei ruoli di responsabilità e la delega. L’organizzazione aziendale è quel sistema strutturato, ma anche sempre in evoluzione, di risorse, processi e persone che collaborano per raggiungere obiettivi comuni. In questo l’HR e i business leader partecipano alla definizione di ruoli, responsabilità e relazioni gerarchiche all’interno dell’azienda, al fine di ottimizzare l’efficienza e l’efficacia operativa.
Tra i punti di attenzione sta anche la definizione di quei ruoli che hanno la responsabilità sui dati a cui accedono, dati che possono essere sia interni di dipendenti e collaboratori, che esterni, ad esempio clienti e fornitori, ricordando che l’azienda risponde delle violazioni dei dati anche nel caso di fasi di processo svolte da consulenti esterni.
Formazione e sensibilizzazione
Un altro aspetto cruciale della responsabilità della direzione HR in relazione al tema è la formazione e la sensibilizzazione dei dipendenti sui principi di protezione dei dati. Questo non solo aiuta a prevenire violazioni dei dati ma anche a garantire che tutti i membri dell’organizzazione siano consapevoli delle loro responsabilità e dei loro diritti in materia di protezione dei dati. La formazione continua e la sensibilizzazione sono strumenti essenziali per mantenere un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative.
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